Agenda

La Agenda es donde vive lo que tu negocio puede reservar. Tu equipo agenda desde una grilla de semana o de día, y tu agente de IA agenda sobre esa misma agenda, con las mismas reglas. No hay dos calendarios que mantener de acuerdo.

La encuentras en el menú lateral, dentro de CRM.

Dos piezas: servicios y recursos

Toda la agenda se arma con dos cosas.

Un servicio responde a “qué se agenda acá”. Es una especialidad, un tipo de atención, un turno: Dermatología, Corte y color, Alineación, Cena. El servicio define las reglas: en qué horas se puede reservar, cuánto dura cada reserva, cuánto descanso queda entre una y la siguiente, con cuánta antelación mínima se puede pedir una hora, hasta qué tan lejos en el futuro, y en qué zona horaria.

Un servicio unifica las agendas de quienes lo atienden. Un recurso es cada una de esas agendas: el calendario de un profesional, una mesa, una habitación. Pertenece a un servicio y puede tener su propio horario y su propio calendario conectado.

En pantalla se llaman siempre Servicio y Recurso, en cualquier negocio. Qué son en el tuyo:

Tu negocio	Un servicio es	Un recurso es
Clínica o consultorio	Una especialidad	Un profesional
Restaurante	Un turno o un salón	Una mesa
Salón o barbería	Un tipo de atención	Un puesto de trabajo
Taller	Un tipo de reparación	Una bahía

Un mismo profesional que atiende dos especialidades son dos recursos, uno en cada servicio. Si conectas el mismo calendario a los dos, Alttos lo lee antes de ofrecer una hora, así que lo que ya esté reservado en uno aparece ocupado en el otro. Lo que evita el choque es esa lectura, no una regla que lo prohíba: en los segundos que separan una reserva de la siguiente todavía puede colarse una superposición entre servicios.

Crea tu primera agenda

Configurar la agenda es cosa de administradores, y la página lo refleja: el botón del engranaje de arriba a la derecha, y el acceso para crear el primer servicio cuando no hay nada configurado, solo aparecen si tu usuario es administrador. A quien no lo sea, una agenda sin configurar le dice que un administrador todavía no la armó. Agendar sí lo puede hacer cualquier persona de tu equipo: configurar la agenda y operarla son dos trabajos distintos.

Crea el servicio

Dale un nombre que tu cliente reconocería y escribe en Cuándo agendar aquí para qué sirve. Esa descripción no es decorativa: es lo que tu agente lee para saber si lo que el cliente pide corresponde a este servicio o a otro. “Consulta dermatológica de 30 minutos, pacientes nuevos y de control” le dice mucho más que “Derma”.

Luego fija la duración, el descanso entre reservas, la antelación mínima, hasta cuántos días adelante se puede reservar y la zona horaria del servicio.

Al final del formulario defines dos cosas más, que son del servicio y no del agente:

Crear link de videollamada: enciéndelo en los servicios que se atienden a distancia (una teleconsulta, por ejemplo) y déjalo apagado en los presenciales. El tipo de link, Google Meet o Microsoft Teams, lo decide el calendario conectado a cada recurso, así que un recurso sin calendario agenda igual pero sin link.
Datos que se le piden al cliente: nombre, correo y teléfono, cada uno con su interruptor de requerido. Por defecto se piden nombre y correo, y siempre debe quedar al menos uno. Tu agente los pide al empezar a agendar, y también se exigen al crear una reserva a mano en la grilla.

Marca las horas agendables

Enciende los días en que este servicio recibe reservas y pon la hora de inicio y de fin de cada uno. Son horas de pared en la zona horaria del servicio: si pusiste America/Bogota, “09:00” son las nueve en Bogotá.

Estas horas son las que mandan sobre la agenda. El horario de atención que configuraste en el comportamiento del agente responde “¿a qué hora atienden?” en la conversación, pero no decide qué se puede reservar.

Agrega los recursos

Dentro del servicio, agrega quién o qué recibe las reservas. De cada uno defines:

Nombre: lo que verá tu equipo en la grilla y lo que el cliente escuchará en la confirmación. El campo te sugiere las tres formas que puede tomar: Dra. Pérez, Mesa 4, Habitación 203.
Calendario externo (opcional): Google Calendar u Outlook. Si conectas uno, Alttos lee ese calendario antes de ofrecer una hora (así no pisa lo que esa persona agendó por su cuenta) y escribe la reserva ahí. Sin calendario externo, el recurso se agenda igual, solo con sus horas en Alttos.
Horas propias: opcional. Si no las enciendes, el recurso usa las del servicio. Úsalas para quien solo atiende por las tardes, por ejemplo.
Disponible para agendar: apágalo para sacar temporalmente a un recurso sin borrarlo ni perder su historial. Si es el único recurso activo, el servicio entero deja de poder recibir reservas. Ojo con lo que eso hace en pantalla: la vista de día deja de dibujar su columna, y con ella dejan de verse las reservas que ya tenía por delante. Siguen existiendo, se siguen viendo en la vista de semana y se pueden mover o cancelar; vuelven a la vista de día cuando lo enciendes. A diferencia de eliminarlo, desactivarlo no te avisa de las reservas próximas que todavía tiene.

Agendar desde la grilla

Arriba de la grilla tienes una pestaña por servicio, la navegación de la semana o el día, el filtro por recurso y el cambio entre las dos vistas:

Semana: una columna por día. Para ver cómo viene la semana del servicio.
Día: una columna por recurso. Para ver quién tiene qué y repartir el día.

Un clic en un hueco abre la reserva con esa fecha, y con esa hora ya elegida si el servidor la tiene libre: el clic cae en la media hora más cercana, mientras que las horas que se pueden reservar las calcula el servicio con su duración y su descanso. Cuando no coinciden, el campo de hora te espera abierto con las que sí hay ese día. Ahí eliges el recurso o dejas que Alttos lo asigne, escribes los datos de la persona y guardas. La reserva aparece en la grilla al instante y, si el recurso tiene calendario conectado, también en su calendario.

Escribe el correo o el teléfono, no solo el nombre. La reserva se enlaza a un contacto que ya tengas por su correo o por su teléfono; con solo el nombre crea uno nuevo cada vez, aunque esa persona ya esté en tu CRM. Ese duplicado no es solo una ficha de más: la regla de “una reserva activa por cliente” y la preferencia por quien ya lo atendió se evalúan contra el contacto equivocado. Elegir un contacto existente desde el diálogo todavía no se puede; está pendiente.

Al abrir una reserva ya creada puedes:

Moverla a otro día u otra hora. Llega con su recurso actual ya elegido y puedes cambiarlo a otro del servicio en el mismo paso: si lo cambias, la reserva queda con el nuevo. Al mover no se ofrece “Asignar automáticamente”, porque al reprogramar Alttos no reparte: busca la hora nueva para el recurso que le indiques.
Cancelarla, con un motivo opcional. La hora vuelve a quedar libre.
Marcar que la persona asistió o no asistió. Hacen falta las dos cosas: que la hora ya haya pasado y que la reserva esté confirmada. Una que quedó pendiente o que falló no admite asistencia.

La grilla dibuja las horas en tu zona horaria, la de tu navegador. Si el servicio agenda en otra, la página te lo dice arriba de la grilla con las dos zonas a la vista, para que no le dictes por teléfono una hora que no es.

Tu página de reservas

Además de agendar tú o tu agente, puedes publicar una página donde tus clientes reservan solos: eligen servicio, día y hora sin conversar con nadie. Sirve para ponerla en tu sitio web, en la biografía de Instagram o en la firma de tus correos, y funciona aunque no tengas ningún agente. Las reservas caen en la misma agenda de arriba, con las mismas reglas, y aparecen en la grilla como cualquier otra.

Publícala

La página viene apagada: mientras no la publiques nadie puede verla, y quien entre a su dirección ve lo mismo que vería con una dirección que no existe. Solo los administradores la configuran.

Abre el panel

En la agenda, el botón Página de reservas de la barra de arriba abre el panel.

Elige la dirección

Tu página vive en app.alttos.ai/booking/ seguida de la dirección que elijas: solo letras minúsculas, números y guiones, entre 3 y 60 caracteres. Mientras escribes, el panel te dice si el formato es válido y si otro negocio ya la tiene. Puedes agregar un título y un texto de introducción, ambos opcionales.

Decide qué servicios aparecen

Cada servicio tiene dos opciones en su formulario:

Visible en la página de reservas: viene encendida. Apágala en los servicios que prefieres no ofrecer por esta vía.
El cliente elige con quién reservar: viene apagada. Enciéndela si tus clientes quieren escoger a su profesional (en una clínica, por ejemplo). Apagada, Alttos asigna quién atiende con la regla de siempre, y el cliente no ve los nombres de tus recursos, lo que conviene cuando no quieres mostrar “Mesa 4”.

Publica

Enciende el interruptor de publicación. Desde ese momento los servicios visibles aparecen en tu página.

Compártela

El mismo panel te da todo lo que necesitas para difundirla:

Copiar el enlace de la página completa o de un servicio en particular, para llevar al cliente directo a lo que busca.
Código QR descargable, para imprimirlo en el mostrador o en una tarjeta.
Código para incrustarla en tu sitio web, de modo que tus clientes reserven sin salir de él.

El logo que se muestra es el de tu negocio. Hoy no se puede ver una vista previa de la página mientras está apagada: publícala para verla.

Qué vive tu cliente

Elige el servicio, y con quién si lo habilitaste.
Elige el día y la hora. Los horarios se muestran en la zona horaria del servicio, y la página avisa si la de su navegador es distinta.
Escribe su nombre, su correo y lo que pida el servicio.
Recibe un código por correo y lo escribe para confirmar. Este paso es obligatorio y no se puede apagar: tu cliente va a recibir ahí la confirmación, los cambios y la cancelación, así que un correo con un error de tipeo dejaría esos avisos perdidos sin que nadie se entere. El horario no queda apartado mientras escribe el código; se confirma al final, y si alguien lo tomó mientras tanto, la página le ofrece otros.
Recibe un correo de confirmación con los datos de la cita, un archivo de calendario para agregarla al suyo y un enlace privado para ver, cambiar o cancelar su cita sin llamarte. Ese enlace deja de servir cuando la cita se cancela o ya pasó. Sigue funcionando aunque pauses tu página: pausarla corta las reservas nuevas, no las que ya existen, así que quien ya reservó puede cancelar o mover su cita en vez de faltar.

Cuando el cliente cambia o cancela, o cuando lo haces tú o tu agente desde Alttos, le llega un correo con el calendario actualizado, y el evento en su calendario se reemplaza en vez de duplicarse. Si la cita se movió, ese correo trae otra vez su enlace privado para verla, cambiarla o cancelarla; si se canceló, le ofrece reservar otra. Esto aplica solo a las citas reservadas en esta página: las que se crearon en la grilla, por el agente o en la antigua página de reservas de Google no reciben estos correos. A ti te llega el aviso interno de siempre, con la etiqueta “desde la página de reservas”.

Para que nadie use tu página para molestar, hay límites automáticos: una persona no puede tener más de 3 citas activas a futuro con el mismo correo en tu negocio, y se limita la cantidad de consultas, de códigos y de reservas desde una misma conexión. Quien llega al tope de 3 citas ve un aviso que le pide cancelar una desde su correo para reservar otra; quien supera los límites de conexión ve un aviso de que lo intente en unos minutos.

Cuando tu agente no encuentra horario

Si tu agente atiende una conversación y el horario que pide el cliente no está libre, ofrece una sola ronda de alternativas (otros horarios del mismo día o del día más próximo con espacio). Si el cliente las rechaza, o no hay nada libre más adelante, el agente le comparte el enlace de tu página con el servicio y la fecha ya elegidos, para que el cliente escoja solo. Lo mismo si el cliente ve horarios y sigue pidiendo otras fechas sin elegir ninguno: a la segunda vez, en lugar de seguir proponiendo, el agente le comparte el enlace, donde ve toda la disponibilidad de una vez. El cliente también puede pedir el enlace en cualquier momento (“mándame el link”).

Dos casos en los que el agente no lo comparte: si tu página está apagada o ese servicio no está visible (en ese caso ofrece seguir buscando o pasar con una persona de tu equipo), y cuando el cliente está cambiando una cita que ya tiene, porque el enlace crearía una cita nueva y quedaría con dos.

Cuando el cliente reserva desde ese enlace, la reserva queda enlazada a la conversación y tu equipo la ve como una nota en la bandeja. Por seguridad, la página no rellena sola el nombre ni el correo con los de la conversación: el cliente los escribe, y el correo lo verifica con el código.

Qué hace tu agente con esto

En las capacidades del agente, Agendar citas te pregunta dos cosas.

Cómo agenda el agente:

Agenda en la conversación (por defecto): el agente ofrece horarios y reserva la cita en el chat.
Comparte el enlace de reservas: cuando el cliente quiere una cita nueva, el agente le comparte el enlace de tu página de reservas y el cliente elige el horario ahí. Consultar, cambiar o cancelar una cita que ya tiene sigue resolviéndose en la conversación. Para elegir esta opción tu página tiene que estar publicada y al menos uno de los servicios del agente visible en ella. Si después la apagas, la tarjeta te avisa con un acceso directo al panel de la página, y mientras tanto el agente ofrece pasar el caso a una persona de tu equipo.

En qué servicios agenda. Por defecto, en todos. Si prefieres que un agente solo atienda algunos, eliges esos servicios, y un enlace te lleva directo a la agenda para configurarlos.

Nada más: las horas, la duración, el descanso, la videollamada y los datos que se le piden al cliente se configuran en el servicio, una sola vez, y los comparten todos los agentes que agenden ahí. Para encender la capacidad no necesitas tener un calendario conectado ni un horario de atención en el comportamiento del agente: el agente agenda sobre la agenda de Alttos, y el calendario de cada recurso es opcional.

Cuando un cliente pide una cita, el agente clasifica a qué servicio corresponde lo que está pidiendo (por la descripción que escribiste) y, si nombró a alguien, a quién nombró. Lo demás no lo decide la IA:

Si el cliente no pide a nadie en particular, el reparto lo decide una regla fija: primero quien ya lo atendió en ese servicio, después quien tenga menos reservas ese día. Si siguen empatados, Alttos elige con un criterio interno estable (el mismo caso da siempre el mismo resultado), pero no es un orden que puedas fijar tú: todavía no hay ninguna pantalla para ordenar los recursos, y el orden en que los ves listados no es el que decide el empate. Si te importa quién gana los empates, hoy la forma de controlarlo es separar en servicios distintos.
Los horarios se ofrecen sin nombre cuando el cliente no pidió a nadie. El nombre de quien lo va a atender aparece en la confirmación, así el agente nunca promete a una persona que la asignación después cambia.
Si el cliente sí pidió a alguien, reprogramar conserva a esa persona.

Las reservas que toma tu equipo y las que toma el agente pasan por el mismo camino, así que el calendario del recurso, el aviso al equipo y la actividad en la ficha del contacto se comportan igual en los dos casos. Tu equipo puede agendar y mover reservas desde la grilla aunque no tengas ningún agente con la capacidad de citas encendida. Con una excepción: el embudo de Alttos. Una oportunidad del embudo modela una conversación que avanza, y una reserva que tomó recepción por teléfono no tuvo ninguna, así que no crea ni mueve nada ahí. Las del agente sí.

Lo que esta versión todavía no hace

Recordatorios automáticos de la cita y lista de espera no existen aún. La página de reservas envía la confirmación y los avisos de cambio, pero no un recordatorio previo.
Pagos o depósitos al reservar, y un dominio propio para la página de reservas, no existen aún.
Cupos sin recurso (reservar “20 lugares” en vez de una persona o una mesa) no existen aún.
Si borras una cita a mano en el calendario del profesional, el hueco se libera allá pero la reserva sigue viva en Alttos. Cancela desde Alttos para que las dos cosas queden de acuerdo.
Si la cuenta de calendario de un recurso no responde (se desconectó, el permiso venció, el proveedor está caído), ese recurso desaparece de las horas que se ofrecen hasta que se arregle: no es que se llene, es que no se puede leer su calendario y Alttos prefiere no ofrecerlo antes que pisarle una cita. El servicio sigue reservando con los demás. Si ninguno queda en pie, el agente lo dice en vez de responder que no hay horas. El síntoma a buscar es un profesional o una mesa que dejó de recibir reservas, no uno que recibe de más.
Hay un caso angosto que se comporta al revés, y hoy no avisa nada. La cuenta sigue conectada y funcionando, pero Google devuelve ese calendario en particular con un error (acceso revocado al calendario, identificador que ya no existe). Ahí se lee como si no tuviera nada ocupado, o sea libre, y ese recurso puede terminar acaparando reservas. No lo verás en el estado de tus integraciones: lo que ahí se revisa es la cuenta, y la cuenta está sana. Es un hueco conocido y declarado; la señal que hoy tienes es la de siempre, que a ese profesional o a esa mesa le estén entrando reservas que su calendario propio ya tenía ocupadas.